3 praktische tips voor SharePoint in jouw organisatie

Gepubliceerd op: 22 november 2018.

SharePoint is een platform van Microsoft waar je als organisatie informatie kan opslaan en delen met anderen, binnen én buiten je eigen organisatie. Hoe je dat goed en veilig doet, vertelt Lennart Levering, Cloud Engineer bij SEVENP, in deze blog!

Via SharePoint deel je formulieren, bestanden, lijsten en andere relevante informatie met elkaar, zonder e-mail te gebruiken. SharePoint is op elk apparaat te gebruiken, op pc’s, mac’s, tablets én smartphones. Dit past helemaal bij de visie van Microsoft: cloud first, mobile first.

Naast informatie opslaan en delen, kun je bijvoorbeeld met SharePoint bedrijfsprocessen automatiseren. Een goed voorbeeld is de aanvraag van een smartphone van een medewerker binnen een grote organisatie waarbij verschillende afdelingen hun feedback en goedkeuring moeten geven. Met SharePoint is een dergelijk proces professioneel te automatiseren.

Eigen omgeving of in de cloud?

SharePoint kan op een eigen server draaien óf online in de cloud bij Microsoft. Wij adviseren onze klanten de laatste mogelijkheid. SharePoint Online wordt namelijk als standaardoplossing aangeboden in Office 365*. Het grote voordeel is dat SharePoint Online door Microsoft zélf wordt beheerd en je gebruikt het platform helemaal geïntegreerd met alle andere Office applicaties, zoals Teams en Office Online. Zo heb je geen eigen server op locatie nodig die inrichting en onderhoud vraagt

Hoe gebruik je SharePoint optimaal?

Naast dat we onze klanten adviseren om SharePoint Online te gebruiken, geven wij de volgende drie tips aan onze klanten:

  1. Voordat je SharePoint gaat implementeren in je organisatie, denk goed na over welke functies en structuur je precies wilt gebruiken en waarvoor. Kijk vervolgens naar hoe je SharePoint inricht. Stel iemand of een overzichtelijk groepje beheerders aan om SharePoint te coördineren en maak iemand verantwoordelijk. Zo houd je de omgeving overzichtelijk, bijvoorbeeld bij de rechtenstructuur.
  2. Zorg er vervolgens voor dat eindgebruikers weten hoe SharePoint werkt en hoe de applicatie gebruikt gaat worden. Organiseer bijvoorbeeld één of meerdere kennissessies over de mogelijkheden. Zo weten alle gebruikers precies hoe de applicatie werkt. SharePoint werkt, net als de andere Microsoft applicaties, heel gemakkelijk.
  3. Gebruik de metadata die is gekoppeld aan documenten om slim te zoeken. Als dit goed is ingericht, vereenvoudig je hiermee het zoekproces. Metadata kan het relatienummer van een klant zijn waar het document over gaat. Medewerkers hoeven dan alleen te zoeken naar het relatienummer om een document te vinden. Dit is vooral praktisch als je als organisatie heel veel bestanden hebt van één klant die in veel diverse mappen staan.

Handig én veilig

Zelf werk ik graag met SharePoint. Je kunt met verschillende mensen tegelijkertijd wijzigingen en aantekeningen aanbrengen in één document. Ook kun je instellen om notificaties te krijgen wanneer een document is aangepast. Zo blijf ik bijvoorbeeld op de hoogte als er een update is geweest.

Wat daarnaast heel prettig werkt, is dat je bij een specifiek document meteen de oude versies kunt bekijken. Zo hoeven ik en mijn collega’s niet meer na te denken over back-ups en eventuele informatie die verloren gaat. Om mijn werk nog verder te vergemakkelijken, heb ik mappen die met SharePoint gesynchroniseerd worden, geconfigureerd met mijn Windows Verkenner. Zo heb ik het gevoel lokaal te werken, maar wel met de voordelen van SharePoint. Je kunt daarnaast een koppelingen naar een document delen zonder dit als bijlage in een e-mail te verzenden. Ik weet dan zeker dat ik en mijn collega(‘s) in dezelfde versie aan het werken zijn, en altijd de meest recente versie hebben.

Veilig werken

Dankzij de SharePoint app zijn alle functionaliteiten van SharePoint op ieder device te gebruiken. Met het gemakkelijke gebruik van deze app is het extra belangrijk dat de veiligheid op orde is. Je hebt als gebruiker namelijk direct toegang tot alle data op SharePoint – en je kunt deze informatie makkelijk intern én extern delen. Mijn “vierde tip” is dan ook om te werken met Two Factor Authenticatie en om sterke wachtwoorden te gebruiken die je periodiek verandert.

Wil jij SharePoint inzetten in jouw organisatie? Mis je hier nog de juiste Microsoft Office 365 licentie voor?* Kun je hier advies bij gebruiken? Of wil je weten hoe je nóg meer uit SharePoint kunt halen? Neem dan contact op met ons!

Klik hier om je in te schrijven voor onze nieuwsbrief!

*SharePoint Online zit inbegrepen bij de volgende licenties:

Office 365 Business Premium

Office 365 Business Essentials

Office 365 Enterprise E1, E3 en E5