Een goed werkende Front Desk: zoveel meer dan een telefoontje opnemen

Gepubliceerd op: 25 oktober 2018

De Front Desk is hét visitekaartje van onze organisatie. Daarom zorgen wij dat de communicatie tussen klanten en onze experts soepel en prettig verloopt. Al onze klanten hebben namelijk dezelfde wens: altijd en overal makkelijk, snel en veilig kunnen werken.

Wanneer er onverhoopt toch iets misgaat, willen we dat snel opgelost zien. Daar vertelt Brian Brugman, onze Senior Engineer bij de Front Desk, alles over!

Hoe verloopt een dag bij onze Front Desk?

De dag begint met een goede kop koffie en een dagstart. Daarna duiken we in de meldingen die zijn binnengekomen, verdelen we het werk en hebben we contact met de eerste klanten. Gedurende de dag komen er nieuwe meldingen binnen via de telefoon, e-mail en onze selfservice-tool CloudPortal. Heel de dag hebben we onderling contact met elkaar om ervoor te zorgen dat we zoveel mogelijk meldingen snel en goed oppakken.

Als we contact hebben met een klant, vinken we de mogelijkheden af waar het fout kan zijn gegaan. Dat kan iets kleins zijn: een toetsenbord dat verkeerd is ingesteld, een verkeerd ingevoerd formulier of bepaalde rechten die niet goed zijn verleend tijdens een update. Als het probleem groter is, zoals een niet werkende applicatie of dienst, kan dit wijzen op een technische storing of een server die is uitgevallen.

Wat wij dan doen als Front Desk is de klant zoveel mogelijk ontzorgen. We onderzoeken, monitoren, kijken en denken mee. Als het probleem niet bij ons ligt, dan zorgen we samen met één van onze leveranciers dat we het probleem voor onze klant oplossen. Onze kracht is onze persoonlijke benadering en dat wij de verbindende schakel zijn tussen alle IT gerelateerde zaken bij een klant.

Klanten bellen (gelukkig!) niet alleen bij problemen, ze bellen ons ook om te sparren. We hebben namelijk veel kennis in huis en we lossen zaken met humor op, ook als er stress is.

De meest voorkomende vragen die bij ons binnenkomen:

  • Het aanpassen of resetten van een wachtwoord
  • Het installeren van lokale software die eventueel nodig is voor een gebruiker
  • Een nieuwe gebruiker aanmaken of een bestaande gebruiker aanpassen
  • Een uitgekomen update van één van onze leveranciers installeren
  • En de vertaling maken naar onze Sales afdeling over bijvoorbeeld Office licenties, e-mail en Workspace 365

Centraal aanspreekpunt

Bij SEVENP is de Front Desk hét eerste en centrale aanspreekpunt van waaruit alle vragen worden gecoördineerd. Je krijgt als klant áltijd één van onze engineers aan de lijn. Nu heb je de eerst volgende keer dat je ons belt er ook een gezicht bij! 😊

Onze Front Desk is van maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot 17.30 uur bereikbaar en we werken dóór totdat het probleem is opgelost, ook als de werkdag er eigenlijk op zit. Buiten kantoortijden zijn we 24/7 bereikbaar voor storingen. Ook dan staat één van onze engineers voor jou klaar.

Zo hielpen wij onlangs nog een klant met een vastlopende omzetaangifte-applicatie. Na een halve dag speuren samen met de klant en een leverancier, bleek de fout er te zijn ingeslopen bij een recente update van de softwareleverancier. Toen we die update hadden teruggedraaid kon iedereen om 19.00 uur opgelucht naar huis. Dat geeft voldoening!

De band die je opbouwt met bepaalde gebruikers en klanten, de diversiteit aan mensen die je spreekt en de problemen die je oplost, maken het werk heel erg leuk. Echt elke dag is anders. Wij krijgen regelmatig kaartjes en taart omdat we klanten uit de brand hebben geholpen. Super om op deze manier gewaardeerd te worden, al is een simpel ‘dank je wel’ natuurlijk ook al leuk.

Lijkt het je ook leuk om in een dynamische omgeving te werken? Heb jij gevoel voor mensen en techniek? Heb jij altijd een antwoord klaar? Bekijk dan onze vacatures en kom eens een kop koffie bij ons drinken!

Klik hier om je in te schrijven voor onze nieuwsbrief!

Op de foto staan onze afdelingen Front Desk en Operations.
Front Desk: Karel Kornet, Brian Brugman & Julian Boers
Operations: Lennart Levering, Mark Luiten, Corné Fun & Emilio Haddocks